Beszerzésnél könnyű minden cikkszám mellé a legalacsonyabb árat kiválasztani. A döntést viszont a teljes rendelés költsége alapján érdemes ellenőrizni. Két beszállító két külön fuvart, eltérő minimumrendelést és több átvételi munkát is jelenthet. Egy kis egységárkülönbséget könnyen meghaladhat a második rendelés fix költsége.
A beszerzésoptimalizáló használata előtt alakíts ki összehasonlítható terméklistát. Azonos műszaki tartalom, azonos darabszám és következetesen nettó vagy bruttó ár kerüljön a táblába. A következő példa szándékosan egyszerű, minden ára feltételezett. A módszer a saját ajánlataiddal újraszámolható.
Három lehetséges kosár
Tíz A terméket és húsz B terméket szeretnél beszerezni. Az első beszállító A terméke 1200 Ft, B terméke 800 Ft, a szállítás 2400 Ft. A másodiknál A termék 1100 Ft, B termék 850 Ft, a szállítás 1800 Ft.
| Beszerzési változat | Termékek értéke | Szállítás | Összesen |
|---|---|---|---|
| Minden az első beszállítótól | 28 000 Ft | 2400 Ft | 30 400 Ft |
| Minden a második beszállítótól | 28 000 Ft | 1800 Ft | 29 800 Ft |
| A a másodiktól, B az elsőtől | 27 000 Ft | 4200 Ft | 31 200 Ft |
A termékenként legolcsóbb összeállítás 1000 Ft-ot megtakarít az árun, de két szállítást igényel. A végeredmény 1400 Ft-tal drágább, mint a teljes kosár a második beszállítótól. Az összehasonlításban nincs szükség bonyolult becslésre: a kosárösszeg és a rendelésenkénti fix díj külön kezelése már megmutatja a különbséget.
A teljes költség képlete
A leegyszerűsített modell:
Összköltség = termékek összege + rendelések fix díjai + külön kezelési költségek.
A termékösszeg minden sornál mennyiség × egységár. A fix díj beszállítónként egyszer jelenik meg, ha valóban rendelsz az adott helyről. Ezért hibás lehet a szállítás egyszerű darabszámarányos szétosztása a döntés előtt: a felosztás elrejtheti, hogy egy teljes rendelés elhagyásával az egész fix díj megtakarítható.
A kezelési költségbe csak olyan többletet tegyél, amely ténylegesen az adott változat miatt keletkezik. Ha a két csomag átvétele és ellenőrzése összesen fél órával hosszabb, ennek belső időértékét külön forgatókönyvben megadhatod. A már meglévő bérköltség automatikus hozzáadása félrevezető lehet, ha a munkatárs ideje egyébként szabad lenne.
Csomagméret és minimumrendelés
Tegyük fel, hogy B terméket a kedvezőbb beszállító csak tizenkét darabos dobozban értékesít. A húsz darabos szükséglethez két doboz, vagyis huszonnégy darab megvásárlása kell. A négy többletdarab nem tűnhet el a pénzforgalmi tervből. A most kifizetendő összeg a teljes huszonnégy darabra vonatkozik.
A maradék lehet később használható készlet. Ettől még külön kérdés, mikor fogy el, hol tárolod, és mennyit kell most finanszíroznod. A felesleges mennyiséget nulla értékű veszteségként és teljesen hasznos készletként is kezelheted két szélső esetben. Az alapváltozatba a reálisan várható felhasználás kerüljön.
Elérhetőség és határidő mint feltétel
Az olcsóbb ajánlat kieshet, ha a szükséges időpontig nem teljesíthető. Előbb tehát szűrd ki a nem megfelelő minőséget, mennyiséget vagy szállítási határidőt. Csak az alkalmas kosarakat hasonlítsd össze ár szerint. Külön sorban jelezd a meg nem erősített készletet és a feltételes szállítási ígéretet.
Részszállításnál pontosítsd, hogy az eredeti fuvardíj egyszer vagy többször fizetendő. Ugyanez igaz a telephelyenkénti kézbesítésre. A kedvezményes listaárból készített táblázat ezek nélkül könnyen más rendelést áraz, mint amelyet végül ténylegesen leadsz.
A döntés dokumentálása
Mentsd el az ajánlat érvényességét és a számítás időpontját. Jelöld, mely díj biztos, és melyik csak feltételezés. A nyertes változat mellett tartsd meg a következő legjobb alkalmas kosarat is. Ha az elsőnél készlethiány jelentkezik, így egy ellenőrzött alternatívát kell frissítened.
Gyakori kérdések
Mindig egy beszállítóval járunk jobban?
Nagyobb mennyiségnél az egységármegtakarítás meghaladhatja a második rendelés fix díját. A példabeli adatok eredménye kizárólag az ott megadott kosárra érvényes.
Az ingyenes szállításért érdemes többet rendelni?
A többletvásárlás kifizetett összegét és felhasználhatóságát vesd össze a megtakarított fuvardíjjal. A küszöb elérése önmagában nem jelenti, hogy az összköltség csökkent.
Hogyan számoljak eltérő kiszereléssel?
Először az egységár-összehasonlítóban hozd közös mennyiségi alapra az árakat, majd a valóban megvásárolható egész csomagszámmal építsd fel a kosarat.