Egy időpontfoglalásos szolgáltatásnál a hirdetésből érkező érdeklődők száma csak a tervezés egyik része. A telefonos egyeztetés, az időpont rögzítése és a tényleges megjelenés külön esemény. Amikor ezek összecsúsznak a riportban, a kampány könnyen több foglalást tervezhet, mint amennyit a naptár elbír. A kapacitás ezért már a keret meghatározásakor kerüljön a számításba.
Az értékesítési tölcsér kalkulátorával az egymást követő arányokat, a kapacitáskihasználtsági kalkulátorral az elérhető és lekötött teljesítést vizsgálhatod. Az alábbi példa egy elképzelt szolgáltatás saját tervezési helyzete; a megadott arányok piaci átlagot nem jelentenek.
Indulj a ténylegesen foglalható helyekből
Egy hétre 16 azonos hosszúságú időpont áll rendelkezésre. Ebből tízet már lefoglaltak, így hat hely marad új ügyfélnek. A rendelkezésre álló időbe a felkészülést és az ügyfelek közötti szükséges szünetet már beépítettük. Az esti adminisztrációra fenntartott órákból ebben a példában nem készül további szolgáltatási időpont.
A szabad kapacitás 6/16 × 100 = 37,5%. Ez a heti időpontállományhoz viszonyított arány. A már rögzített foglalásokat akkor is foglaltként kezeljük, ha később lemondás vagy távolmaradás történhet. Egy várható lemondásra előre eladott hely valós szervezési kockázat.
Érdeklődőből foglalás, foglalásból teljesítés
A saját korábbi adataink alapján tervezéskor 30%-os foglalási aránnyal és 90%-os megjelenéssel dolgozunk. Hat várható új foglaláshoz 6/0,30 = 20 érdeklődő szükséges. A hozzájuk tartozó várható teljesítés 20 × 0,30 × 0,90 = 5,4 alkalom.
Az 5,4 statisztikai várható érték. Egy konkrét héten egész számú ember érkezik. Húsz érdeklődőből hatnál több foglalás is lehet, ezért a naptárban a hat szabad hely elfogyásakor kell lezárni az adott heti jelentkezést. A hirdetési keret önmagában nem védi meg az időpontállományt a túlfoglalástól.
A keretet és a fedezetet együtt ellenőrizd
Tegyük fel, hogy az érdeklődőszerzés tervezett költsége 1500 Ft. A húsz érdeklődőhöz tartozó keret 30 000 Ft. Egy ténylegesen teljesített alkalom változó költségek utáni fedezete a példában 8000 Ft.
A várható szolgáltatási fedezet 5,4 × 8000 = 43 200 Ft. Ebből a kampány 30 000 Ft-os költése után 13 200 Ft marad a további költségekre. A helyiség havi díja, a vállalkozás általános adminisztrációja és az adózás ebben az egyszerű részeredményben nincs elszámolva.
Ha a foglalási arány 20%-ra csökken, ugyanez a költés húsz érdeklődő mellett négy foglalást és 3,6 várható teljesítést ad. A 28 800 Ft-os szolgáltatási fedezet ekkor 1200 Ft-tal kisebb a kampányköltségnél. Az arány becslési bizonytalansága tehát érdemi üzleti tényező.
Mit csinálj a távolmaradásokkal?
Hat várható megjelenéshez a két arány alapján 6/(0,30 × 0,90) ≈ 22,22 érdeklődő adódna. Ehhez átlagosan 6,67 foglalás tartozik, miközben hat szabad hely volt. Ezt az ellentmondást várólistával, átfoglalással vagy másik hét felajánlásával kell kezelni. A képletből kapott törtérték nem engedély plusz időpont értékesítésére.
A fedezeti szemlélet módszertani alapja, hogy a korlátozott erőforrást és az azon elérhető hozzájárulást együtt vizsgáljuk. A saját munkalapodban külön oszlop legyen az érdeklődés, a foglalás, a lemondás, a teljesítés és a bevétel. Így a következő hét becslését már azonos definíciójú adatokból frissítheted.
Gyakori kérdések
A húsz érdeklődő garantálja a hat foglalást?
Nem garantálja. A 30%-os arányból számolt várható értéket adja; a valós foglalások száma eltérhet.
A meg nem jelent ügyfél helyét előre felszabadíthatom?
Csak tényleges lemondás vagy a szolgáltatás saját foglalási rendje alapján. A valószínűségi becslés nem szabad időpont.
Melyik értéket kövessem naponta?
A még foglalható helyeket és a már rögzített jelentkezéseket. A kampányköltséget ezek mellett, az egyeztetésre váró érdeklődőkkel együtt értékeld.