Egy pénztárfiókban talált 86 000 forintból még nem tudod, mennyi volt a napi készpénzes bevétel. A fiókban lehet nyitó váltópénz, napközben betett összeg, visszatérítés után megmaradt készlet és olyan pénz is, amelyet már ki kellett volna venni. A címletjegyzék első feladata a tényleges állomány pontos megszámolása. Az egyeztetéshez ezután külön kiszámítod, mennyinek kellene ott lennie.
A készpénz- és címletjegyzék-kalkulátor címletértéket szoroz darabszámmal, összeadja a sorokat, majd összeveti az eredményt az általad megadott elvárt összeggel. A pénzmozgások nyilvántartását te biztosítod. Az alábbi példák matematikai egyeztetések, nem egy adott vállalkozás kötelező pénzkezelési szabályzatának mintái.
Számolható csoportokból indulj ki
Először rendezd külön az azonos címleteket. Egy sorhoz egy címlet tartozzon, a darabszám pedig egész, nemnegatív szám legyen. Ha az ezresek egy része a fiókban, más része egy borítékban található, a vizsgált pénzkészlet határát tisztázd. Amennyiben mindkettő ugyanahhoz az egyeztetéshez tartozik, az ezresek darabszámát összeadhatod.
Ugyanazt a pénzt könnyű kétszer beszámítani, amikor egyik kupacból a másikba teszed. Jelölj ki egy még nem számolt és egy már számolt területet. A kész csoport mellé írd oda a darabszámot, majd csak a rögzítés után lépj tovább. Megszakítás esetén az érintett csoportot számold újra.
Az MNB bankjegy- és érmeoldalai segítenek a forintcímletek azonosításában. A címletjegyzékben azonban a darabszámot mindig a tényleges készlet alapján add meg. A megszámolt összeg önmagában a pénz eredetét, valódiságát vagy a bizonylatok helyességét nem igazolja.
Első példa: mennyi pénz van a fiókban?
A szemléltető készletben nincs húszezres bankjegy, ezért az a sor nulla lehet. A többi címletet az alábbi darabszámokkal számoljuk. Az érték oszlop minden sora a címlet és a darabszám szorzata.
| Címlet | Darab | Érték |
|---|---|---|
| 10 000 Ft | 3 | 30 000 Ft |
| 5 000 Ft | 4 | 20 000 Ft |
| 2 000 Ft | 7 | 14 000 Ft |
| 1 000 Ft | 12 | 12 000 Ft |
| 500 Ft | 8 | 4 000 Ft |
| 200 Ft | 15 | 3 000 Ft |
| 100 Ft | 20 | 2 000 Ft |
| 50 Ft | 10 | 500 Ft |
| 20 Ft | 15 | 300 Ft |
| 10 Ft | 10 | 100 Ft |
| 5 Ft | 20 | 100 Ft |
| Összesen | 124 | 86 000 Ft |
A bankjegyek összege 80 000 forint, az érméké 6000 forint. Az összes darabszám 124, de ez csak kiegészítő ellenőrzés: száz darab érme értéke nagyon különbözhet száz darab bankjegyétől. A kassza értékét a súlyozott összeg adja.
Ha az ellenőrző nyilvántartás 86 500 forintot vár, akkor az eltérés 86 000 − 86 500 = −500 forint. A negatív előjel hiányt jelent az elvárthoz képest. Ebből még nem következik, hogy valóban egy ötszázas bankjegy hiányzik. Öt százas vagy két különálló rögzítési hiba is eredményezhet ugyanekkora különbséget.
Az elvárt készpénzt pénzmozgásokból vezesd le
A második szemléltető helyzetben a napot 25 000 forint váltópénzzel kezded. A készpénzzel rendezett eladások összege 78 500 forint. Készpénzben 4500 forintot visszatérítesz, napközben 10 000 forintot betesznek a fiókba, végül 22 500 forintot dokumentáltan kiveszel belőle.
Az elvárt záró összeg: 25 000 + 78 500 − 4500 + 10 000 − 22 500 = 86 500 forint. Ezt kell összehasonlítani a megszámolt készlettel. A bankkártyával fizetett eladás ebben a készpénzes egyenlegben nem növeli a fiók tartalmát. Ha a napi összes értékesítésből indulsz, különítsd el a fizetési módokat.
A 10 000 forintos napközbeni betét növeli a készpénzt, miközben lehet pusztán egy másik saját pénztárból átadott váltópénz. Ezt az értékesítési bevételtől külön kell nyilvántartani. Hasonlóan, a fiókból kivett 22 500 forint helyét is követni kell: a pénz az átadási folyamatban másik helyre kerülhetett.
Egyeztetéskor ugyanazt az időszakot és ugyanazt a pénztárolási helyet vizsgáld. Ha a nyilvántartás a teljes napot, a számolás pedig egy délutáni állapotot mutat, a különbség önmagában értelmezhetetlen. Az ellenőrzés mellé ezért időpontot és rövid megnevezést is érdemes felírni.
Váltópénznél a címletösszetétel is számít
Tegyük fel, hogy a következő nyitáshoz 25 000 forintot szeretnél félretenni. Öt darab 2000-es, öt darab 1000-es, nyolc darab 500-as, tizenöt darab 200-as, húsz darab 100-as és húsz darab 50-es együtt pontosan ennyi. A számítás: 10 000 + 5000 + 4000 + 3000 + 2000 + 1000 = 25 000 forint.
Ugyanezt az összeget egy húszezres és egy ötezres is kiadná. Visszaadáshoz azonban egészen más lehetőségeid lennének. A szükséges címletösszetételt a saját áraiddal és korábbi fizetési helyzeteiddel érdemes kipróbálni. A minta szándékosan egyszerű; kisebb címletet igénylő összegekhez további tízesekre és ötösökre lehet szükség.
Például 3700 forintos, már megállapított fizetendő összegnél egy ötezresből 1300 forint jár vissza. Ez kiadható egy ezresből, egy kétszázasból és egy százasból. Öt ilyen fizetés 6500 forint visszajárót igényel, és elfogyasztja a példabeli öt ezrest. A fiók teljes összege közben nőhet, miközben egy fontos címlet elfogy.
A nap végén a 86 000 forintos tényleges készletből 25 000 forint nyitó pénzt megtartva 61 000 forint különíthető el. Ez készletfelosztás. A napi bevétel továbbra is a pénzmozgások és az értékesítési nyilvántartás alapján állapítható meg.
Eltérésnél őrizd meg a visszakereshetőséget
Az első eltérő eredményt ne írd át úgy, hogy egyezzen az elvárttal. Számold újra a készletet, majd ellenőrizd a címletek mellé rögzített darabszámokat. Ha 12 ezres helyett 11-et írtál be, az egyszerűen javítható adatbeviteli hiba; a javítás okát is érdemes rögzíteni.
Ezután a nyitó pénz, a készpénzes eladások, a visszatérítések és a betétek vagy kivétek következzenek. Egy kihagyott 500 forintos visszatérítés éppen akkora hiányt mutathat, mint a példánkban. A címleteltérés tehát nyomot ad, de a hiba okát további ellenőrzés tárja fel.
A kalkulátor minden címletet egy sorban kezel, a nulla darabszámú sorokat megtarthatod sablonként. Az elvárt összegbe kizárólag az összehasonlítás alapját írd. Perselyszámolásnál használhatsz nullát, ilyenkor az eltérés számszerűen megegyezik a teljes megszámolt összeggel; ez nem pénztárhiányt vagy többletet bizonyít.
Ha több ember ad át egymásnak pénzt, az átadáskor egyeztetett címletjegyzék világosabb kiindulópontot ad. Az exportot olyan névvel mentsd, amelyből a pénztár és az időpont azonosítható, és csak az arra jogosultakkal oszd meg.
Források és kapcsolódó számítások
A forintcímletekhez az MNB forgalomban lévő bankjegyeinek bemutatója és érmeismertetője ad elsődleges tájékoztatást. A saját összeállítást a készpénz- és címletjegyzék-kalkulátorban ellenőrizheted. A példák saját összeadások és egyeztetések; a vállalkozás pénzkezelési rendjét külön kell követned.