Egy fix áras megbízás előtt azt kell pontosan meghatároznod, mit adsz át, mennyi munkával készül el, és milyen változtatások férnek bele az ajánlatba. Az óradíj ehhez egy bemenet. Az ajánlat egészét a feladat terjedelme, a közvetlen költségek, a bizonytalanság és a rendelkezésre álló kapacitás együtt alakítja.
A projektár-kalkulátor munkaórából, óradíjból, közvetlen költségből, százalékos ráhagyásból és megadott áfából számol. Az alábbi példák kitalált tervezési helyzetek. A számok a módszert mutatják, egyik óradíj vagy ráhagyás sem általános piaci ajánlás.
Előbb írd le, mit kap a megrendelő
A „weboldal készítése” vagy a „marketinganyag összeállítása” kevés az időbecsléshez. Írd le az átadandó részeket és azok mennyiségét. Például egy bemutatkozó oldal öt aloldallal, egy kapcsolatfelvételi űrlappal, magyar nyelven is többféle megbízást jelenthet, attól függően, ki készíti a szöveget és a képeket.
Minden rész mellé kerüljön egy ellenőrizhető kész állapot. Egy űrlapnál ez lehet a megadott mezők működése, a hibajelzések ellenőrzése és a tesztüzenet megérkezése. Az átadás módját szintén rögzítsd: milyen formátumban érkezik az anyag, jár-e hozzá szerkeszthető forrás, és mennyi betanítás szerepel a munkában.
A PMI munkalebontásról szóló szakmai anyaga a teljes projekt tartalmának részletezését és a változások dokumentálását kapcsolja össze. Kisvállalkozói megbízásnál ehhez egy rövid, következetesen vezetett feladatlista is használható. Az alábbi táblázat egy ilyen saját tervezési példa.
Első példa: 48 órás megbízás tételesen
Egy elképzelt szolgáltatás bemutatkozó oldalához a következő munkabecslés készült. A két módosítási kör ideje már szerepel a táblázatban, ezért később ugyanazt az időt ne add hozzá újra.
| Feladatrész | Becsült munkaóra |
|---|---|
| Igények és átadási feltételek egyeztetése | 4 |
| Oldalszerkezet és felületi terv | 8 |
| Megvalósítás és tartalom feltöltése | 20 |
| Ellenőrzés több képernyőméreten | 6 |
| Két összevont módosítási kör | 6 |
| Átadás és rövid betanítás | 4 |
| Összesen | 48 |
A választott óradíj 18 000 Ft, így a munkadíj 48 × 18 000 = 864 000 Ft. A közvetlen beszerzésekre 60 000 Ft-ot terveztünk. Ezek együtt 924 000 Ft-ot adnak. Tízszázalékos kockázati ráhagyással a nettó ajánlati ár 924 000 × 1,10 = 1 016 400 Ft.
A kalkulátorba tehát 48 munkaóra, 18 000 Ft óradíj, 60 000 Ft közvetlen költség és 10% ráhagyás kerül. A tartalék összege 92 400 Ft. A képlet a munkadíj és a közvetlen költség együttes összegére számítja a ráhagyást; ez az eredmény értelmezéséhez lényeges.
Az áfa mezőt a saját ügyletednek megfelelően állítsd be. Az itt bemutatott összehasonlítás végig nettó összegekkel dolgozik. A kalkulátor az általad megadott kulccsal számol, az ügylet adózási besorolását nem dönti el.
A módosítási kör tartalma legyen világos
Egy módosítási kört a példában egy kijelölt kapcsolattartótól érkező, összevont észrevétellistaként kezelünk. Ez az ajánlatban leírandó munkaszervezési feltétel. Ha öt döntéshozó egymást követően küld eltérő kéréseket, a feldolgozás több időt kérhet, mint egy közösen lezárt lista.
A körhöz írd oda az értékelhető terjedelmet is. A példában hat óra szerepel a két körre együtt. Ha kizárólag a körök száma van rögzítve, abból még nem derül ki, hogyan kezelitek a teljes arculat áttervezését vagy új oldalak kérését. Ezekhez külön mennyiségi vagy tartalmi feltételek szükségesek.
A vállalt követelménytől eltérő saját teljesítést javításként kövesd. Az új igényt változtatási kérésként írd le, és egyeztesd az árra, időre gyakorolt hatását. Ez tervezési gyakorlat; az adott szerződésből fakadó kötelezettségeket külön kell megítélni.
Mire elég a tízszázalékos tartalék?
A 92 400 Ft-os keret a példabeli 18 000 Ft-os óradíj mellett 5,13 órának felel meg, ha a közvetlen beszerzés változatlan marad. Ez hasznos belső átszámítás: megmutatja, körülbelül mennyi többletmunka fér bele az eredeti óradíj megtartásával.
Ha nyolc további, külön ki nem számlázott óra keletkezik, a munkára jutó összeg 1 016 400 − 60 000 = 956 400 Ft marad. Ezt 56 tényleges órával osztva 17 078,57 Ft/óra adódik. Ez már alacsonyabb a tervezett 18 000 Ft-nál. Az összegből még a vállalkozás óradíjba épített általános költségei és egyéb terhei is finanszírozandók; ez nem tiszta nyereség.
A ráhagyást ezért kötni érdemes egy megnevezett bizonytalansághoz: hiányos kiinduló anyagokhoz, új technikai kapcsolathoz vagy korlátozottan felmérhető adatmennyiséghez. Ha valamely feladat már biztosan ismert, annak becsült idejét a munkalistában szerepeltesd.
Második példa: az ügyfél új funkciót kér
A megbízás közben felmerül egy új, eredetileg nem vállalt funkció. A becslés négy óra megvalósításból, egy óra ellenőrzésből és egy óra egyeztetésből áll. Egy további, kizárólag ehhez szükséges beszerzés nettó 12 000 Ft. A változtatásra ugyanazt a 18 000 Ft-os óradíjat és 10%-os ráhagyást használjuk.
| A változtatás tétele | Nettó összeg |
|---|---|
| 6 óra munka × 18 000 Ft | 108 000 Ft |
| Közvetlen beszerzés | 12 000 Ft |
| Ráhagyás előtti részösszeg | 120 000 Ft |
| 10% kockázati ráhagyás | 12 000 Ft |
| Változtatás ajánlati ára | 132 000 Ft |
Az eredeti és a kiegészítő ajánlat együtt 1 148 400 Ft nettó. A kiegészítést külön számításként is elmentheted, így utólag követhető marad, miért nőtt a végösszeg. A teljes eredeti projektre újabb tíz százalék felszámítása más eredményt adna; itt kizárólag az új feladatrész kapott saját ráhagyást.
Az ajánlat mellé írd oda, mikor tudod elvégezni a hat további órát, és mely átadási pontot érinti. Ha a változás más elkészült részek újraellenőrzését is szükségessé teszi, annak idejét is a kiegészítő becsléshez kell rendelni.
A munkaóra és az átfutási idő eltérő adat
A 48 órás alapmunka heti 16 szabad projektórával három hét kapacitást foglal le. A hatórás kiegészítés ehhez 0,375 hetet ad. Az arányos eredmény 3,375 hét, de a naptári átadás függ a feladatok sorrendjétől, a már vállalt munkáktól és a visszajelzések érkezésétől is.
Az ügyfél döntésére váró két napot külön jelöld. A várakozás akkor is növelheti az átfutást, ha közben keveset dolgozol a projekten. A kapacitáskihasználtság-kalkulátor segít a rendelkezésre álló és lekötött idő összevetésében. A szabadon maradó órák elhelyezkedését a saját naptáradban ellenőrizd.
Az óradíj fenntarthatóságát a vállalkozói óradíj-kalkulátorral külön vizsgálhatod. Itt az adott megbízás terjedelmét tervezzük; a vállalkozás egészének bevételi igénye egy következő számítás alapja.
Mit nézz vissza az átadás után?
A tényleges órákat ugyanahhoz a hat feladatrészhez rendeld, amelyből az ajánlat készült. Így láthatóvá válik, hogy az egyeztetés, a megvalósítás vagy a módosítások tértek el leginkább a tervtől. A teljes óraszám önmagában ezt elfedi.
Jegyezd fel a jóváhagyott változtatások árát, a tényleges beszerzéseket és a külön díj nélkül elvégzett munkát is. Három hasonló megbízás után már saját tapasztalati alapod lesz a következő ajánlathoz. A cél egy visszakereshető becslés: ugyanazokkal a feladatnevekkel, egyértelmű feltételekkel és ellenőrizhető számításokkal.