Egy egyórás megbeszélés öt ember naptárában öt munkaórát foglalhat le. Ha ketten csak a második fél órában vesznek részt, az igény kisebb. Ha a szervező előtte adatokat gyűjt, utána jegyzőkönyvet készít, ezek újabb időtételek. Az értekezlet költségéről akkor kapsz használható képet, ha személyenként és tevékenységenként számolsz.
Az alábbi óraköltségek feltételezett belső tervezési értékek. Nem bérpiaci adatok, és a módszerhez sem szükséges egy adott munkakör fizetését nyilvánossá tenni.
Először a munkaidőt add össze
Résztvevőórák = az egyes résztvevők jelenléti idejének összege.
Ha az időket percben méred, az összeget hatvannal oszd. Három ember 60 percig, két ember 30 percig vesz részt: 3 × 60 + 2 × 30 = 240 perc, azaz 4 résztvevőóra.
Ehhez jön a szervező 30 perces előkészítése és 15 perces utánkövetése. A teljes időigény 285 perc, vagyis 4,75 munkaóra. A megbeszélés a naptárban egy órát foglal, az összes érintett kapacitásából 4,75 órát használ fel.
A tevékenységhez kapcsolt időráfordítás a költség felosztásának egyik lehetséges alapja. Az OpenStax költségokozókat tárgyaló fejezete bemutatja, miért fontos a felhasznált tevékenység és a költség közötti kapcsolat.
Különböző óraköltségek mellett
Három, végig jelen lévő munkatárs tervezési óraköltsége rendre 8000, 6000 és 5000 Ft. A két félórás résztvevőé 4000 és 6000 Ft. Az előkészítést és utánkövetést az 5000 Ft/óra értékű szervező végzi.
| Tétel | Idő | Óraköltség | Számított költség |
|---|---|---|---|
| Első résztvevő | 1 óra | 8000 Ft/óra | 8000 Ft |
| Második résztvevő | 1 óra | 6000 Ft/óra | 6000 Ft |
| Szervező jelenléte | 1 óra | 5000 Ft/óra | 5000 Ft |
| Negyedik résztvevő | 0,5 óra | 4000 Ft/óra | 2000 Ft |
| Ötödik résztvevő | 0,5 óra | 6000 Ft/óra | 3000 Ft |
| Előkészítés és utánkövetés | 0,75 óra | 5000 Ft/óra | 3750 Ft |
| Összesen | 4,75 óra | — | 27 750 Ft |
A képlet személyenként idő × óraköltség, majd a tételek összeadása. Az egyszerű, súlyozatlan átlagos óradíj megszorzása az összes órával eltérő eredményt adhat, mert a jelenléti idők különböznek.
Mit ér egy rövidebb alkalom?
Második forgatókönyvünkben a megbeszélés 30 percre rövidül. Mind az öt résztvevő fél órát tölt vele, az előkészítés 30 perc, az utánkövetés 10 perc marad. A jelenléti költség az öt óraköltség összegének fele: 29 000 / 2 = 14 500 Ft.
A kiegészítő 40 perc költsége 5000 × 40 / 60, körülbelül 3333 Ft. Az összesített érték 17 833 Ft, a különbség hozzávetőleg 9917 Ft alkalmanként. Az időigény 2,5 + 40 / 60 = 3,1667 óra, tehát az alkalom 1 óra 35 perc kapacitást szabadít fel.
Évi 40 ilyen alkalom esetén a felszabaduló idő 63 óra 20 perc. A költségkülönbség kerekítés előtti értékből számolva körülbelül 396 667 Ft. A heti értekezletnél az év tényleges alkalomszámát használd, mert szabadság és leállás miatt ritkán pontosan 52 találkozó történik.
A felszabaduló idő felhasználása is döntés
A belső költségérték csökkenése önmagában nem biztosít ugyanekkora pénzkiadás-csökkenést. Havi bér mellett a fizetendő összeg változatlan maradhat, miközben több idő jut ügyfélmunkára vagy feladatbefejezésre. Közvetlen pénzügyi hatás akkor mutatható ki, ha például elkerülhető túlóra, külső díj vagy plusz kapacitás vásárlása.
A rövidebb alkalom minőségét is ellenőrizd. Ha a kihagyott tisztázás később kétórás újramunkát okoz, az eredeti időnyereség egy része eltűnik. Érdemes a döntéseket, felelősöket, határidőket és a visszanyitott kérdések számát követni. A kevesebb résztvevőórát az elért eredménnyel együtt értékeld.
A munkaidő-nyilvántartó az időadatok összegzéséhez, a projektóradíj-kalkulátor az idő és a költség kapcsolatának ellenőrzéséhez adhat általános segítséget. Külön jelöld a tényleges adatot és a becslést, és az éves összeget a pontos, kerekítés előtti alapból vezesd le.
Tudáspróba
1. Három ember egy órás és két ember félórás jelenléte hány résztvevőóra?
- A: 1 óra.
- B: 5 óra.
- C: 4 óra.
2. Mennyi a 30 perces előkészítés költsége 5000 Ft/óra mellett?
- A: 2500 Ft.
- B: 150 000 Ft.
- C: 5000 Ft.
3. Melyik következtetés védhető a rövidebb értekezletről?
- A: A felszabaduló idő automatikusan csökkenti a havi bérkiadást.
- B: A kapacitásnyereség pénzügyi hatása a felszabaduló idő felhasználásától is függ.
- C: Minden rövidebb értekezlet ugyanakkora döntési értéket ad.
Megoldások és következő lépés
1. C. 3 × 1 + 2 × 0,5 = 4 résztvevőóra.
2. A. Fél óra az óraköltség felét, 2500 Ft-ot jelenti.
3. B. A kiadáscsökkenést vagy a további teljesítményt külön kell igazolni; a felszabaduló idő önállóan kapacitásadat.
0–1 pont: gyakorold a percről órára váltást az első példán. 2 pont: töltsd újra a költségtáblázatot személyenkénti időkkel. 3 pont: mérj meg három saját alkalmat az előkészítéssel együtt, majd tervezz konkrét feladatot a rövidítéssel felszabaduló időre.
