A futár által átutalt összeg és a webshop utánvétes rendeléseinek összege akkor is eltérhet, amikor egyik fél sem hibázott. Más lehet a lezárási időpont, maradhat úton csomag, és a szolgáltató bizonyos díjakat levonhat az átutalásból. A vizsgálathoz rendelésenként kell összekapcsolni a pénzmozgást a teljesítéssel. Egyetlen havi végösszeg legfeljebb jelzi az eltérést; a hiányzó tételt külön kell megtalálni.
A futárelszámolás-ellenőrző mellé készíts három exportot: a webshop rendeléseit, a futár pénzügyi elszámolását és a bank jóváírásait. Személyes vevőadatok helyett az egyeztetéshez szükséges rendelés- és csomagazonosítókat használd. A példában szereplő összegek saját szemléltető adatok, szolgáltatói díjszabást nem írnak le.
Először határozd meg az egyeztetési időszakot
Írd le, hogy a rendelés létrehozása, a csomag kézbesítése vagy az elszámolás zárónapja alapján válogatsz. Az októberben rendelt, novemberben kézbesített csomag könnyen két külön listába kerül. A futárutalás ellenőrzésénél a szolgáltató adott elszámolásába bevont küldeményeket kell azonosítani.
Rögzíts egy közös kulcsot. A webshop rendelési száma és a futár csomagszáma gyakran külön mező, ezért szükség lehet összerendelési táblára. Egy rendelés két doboza két csomagszámot jelenthet, miközben az utánvétet csak az egyik küldeményhez rendelték. Az azonos vevőnév erre alkalmatlan ellenőrző kulcs.
A várható átutalás számpéldája
Tegyük fel, hogy az adott zárási időszakban négy beszedett utánvét szerepel: 24 900, 18 500, 31 600 és 15 000 Ft. Összesen ez 90 000 Ft. Egy ötödik, 12 000 Ft-os rendelés még úton van; azt most külön, függő tételként tartjuk nyilván.
Az elszámolás 4500 Ft beszámított szállítási díjat és 900 Ft utánvétkezelési díjat tartalmaz. A várható banki jóváírás:
90 000 − 4500 − 900 = 84 600 Ft.
Ha a bankban 82 600 Ft jelenik meg, akkor 2000 Ft a megmagyarázandó különbség. Az úton lévő 12 000 Ft-os rendelés hozzáadása ezt tovább növelné, de téves időszaki alapon. A vizsgálatban először a valódi 2000 Ft sorsát kell felderíteni.
Az eltérést bontsd fel tételtípusokra
Az elszámolásban keresd a korábbi időszak korrekcióját, az újrakézbesítés díját és a visszaszállítás költségét. Ellenőrizd azt is, hogy a szolgáltató a számlát külön fizetteti-e ki, vagy beszámította az utánvétbe. Ugyanazt a díjat kétszer levonni szintén hibás egyeztetést eredményez.
A példabeli 2000 Ft lehet jogos korrekció, hibás levonás vagy a banki kivonaton külön megjelenő második utalás. Mindhárom esethez eltérő teendő tartozik. Az elszámolási sor mellé ezért rögzíts magyarázatot, bizonylatot és felelőst. A bizonytalan tételt hagyd nyitva; egy találgatott indok nem zárja le az ellenőrzést.
Visszáru és részleges visszatérítés
Különítsd el az át nem vett csomagot a kézbesítés után visszaküldött terméktől. Az elsőnél lehet, hogy utánvétet egyáltalán nem szedtek be. A másodiknál a futár már helyesen átutalhatta a teljes összeget, miközben a webshop később külön visszatérítést indított a vevőnek.
Részleges visszatérítésnél az eredeti rendelési összeg megőrzése fontos. Egy 24 900 Ft-os rendelésből visszafizetett 4900 Ft ne írja át utólag a futár által beszedett 24 900 Ft-ot. A két pénzmozgás külön időpontban és külön szereplőnél történt. A vevővel szembeni és a futárral szembeni egyenleget így lehet következetesen kezelni.
Használható zárási munkamenet
A táblázatban legyen eredeti utánvét, ténylegesen beszedett összeg, elszámolt díj, utalási azonosító és nyitott eltérés. Előbb a teljesen egyező sorokat zárd le. Ezután vizsgáld a hiányzó csomagszámokat, végül a részösszegben eltérő tételeket. A kör végén az egyező sorok és a nyitott különbségek összege adja vissza a banki ellenőrzés végösszegét.
A következő hónapra csak a valóban függő tételeket vidd tovább. A már megmagyarázott díjeltérésekből érdemes külön szabályt készíteni, hogy a következő ellenőrzésnél felismerhetők legyenek. Az automatikus párosítást bizonytalan találatnál állítsd meg, különösen több csomagos rendelések és azonos összegek esetén.
Gyakori kérdések
Elég, ha a havi végösszeg egyezik?
Két egymással ellentétes hiba kiolthatja egymást. Egy 2000 Ft-tal alacsonyabb és egy 2000 Ft-tal magasabb sor összesítve hibátlannak tűnhet. A rendelésenkénti egyeztetés ezért önálló értéket ad.
A futárköltséget nettó vagy bruttó összeggel vigyem be?
A banki pénzmozgás egyeztetésénél a ténylegesen levont összeget használd. Az eredménykimutatáshoz kapcsolódó áfakezelést külön végezd el a saját könyvelési szabályaid szerint.
Mi legyen az egyeztethetetlen sorral?
Őrizd meg nyitott státuszban, és csatold hozzá az érintett azonosítókat, összegeket, időszakot. Így konkrét eltérést lehet tisztázni a szolgáltatóval, általános pénzhiányjelzés helyett.