Egy workshop pénzügyi terve könnyen túl optimista lesz, ha minden érdeklődőhöz teljes jegybevételt rendelsz. A jelentkezők, a befizetők és a ténylegesen megjelenők száma különbözhet. A bevételt a véglegesen megtartott díj, a költségeket pedig a saját szerződések és beszerzések alapján kell meghatározni.
A fedezetipont-kalkulátor jó kiindulás, ha előtte különválasztod a rendezvény fix és résztvevőnként változó költségeit. A példában minden összeg feltételezett és egységes áfa nélküli alapon szerepel. A lemondások jogi megítélése és a tényleges visszatérítési feltételek külön ellenőrzendők.
Miből áll a költség?
Legyen a helyszín és technika 90 000 Ft, az előkészítés és az oktatói munka együtt 180 000 Ft, a kampány fix költsége 60 000 Ft. A rendezvény így 330 000 Ft fix költséggel indul. Résztvevőnként 4500 Ft további költséggel számolunk, a jegy nettó tervezési ára 34 500 Ft.
Egy fizető és teljes költséget okozó résztvevő hozzájárulása 34 500 − 4500 = 30 000 Ft. A nullszaldós létszám 330 000 / 30 000 = 11 fő. A tizenegyedik résztvevővel ebben a leegyszerűsített modellben a költségek fedezve vannak.
Három létszámváltozat
| Fizető résztvevő | Bevétel | Teljes költség | Eredmény |
|---|---|---|---|
| 8 fő | 276 000 Ft | 366 000 Ft | −90 000 Ft |
| 11 fő | 379 500 Ft | 379 500 Ft | 0 Ft |
| 16 fő | 552 000 Ft | 402 000 Ft | 150 000 Ft |
A tizennyolc férőhelyes terem kapacitása önmagában semmit sem mond arról, mennyi lesz a bevétel. A tervbe külön kerüljön egy óvatos, egy középső és egy kedvező létszám. A költséget minden változatban újra kell számolni, különösen akkor, ha egy pont felett második oktató vagy nagyobb terem szükséges.
A visszatérítés és a már megrendelt ellátás
Tegyük fel, hogy tizenhat ember fizetett, de két résztvevőnek a teljes jegyárat visszatéríted. Ha az ellátást már tizenhat főre véglegesen megrendelted, a költség marad 402 000 Ft. A megtartott bevétel csak 14 × 34 500 = 483 000 Ft. Az eredmény így 81 000 Ft.
Ha a két fő változó költségét is időben le tudod mondani, a teljes költség 393 000 Ft-ra csökken, az eredmény pedig 90 000 Ft lesz. A két változat különbsége 9000 Ft. Ezt a költséget a visszatérített jegyár mellé kell figyelembe venni, amikor a lemondási határidőt üzletileg értékeled.
Melyik létszámhoz melyik adat tartozik?
Vezess legalább négy darabszámot: jelentkezők, befizetők, visszatérítéssel érintettek és tényleges megjelenők. A díjbevétel a pénzügyi státuszhoz kapcsolódik. A kávé, étel vagy nyomtatott anyag költsége viszont a beszerzési vállaláshoz igazodhat, amelyet egy korábbi határidő rögzített.
A meg nem jelenő, visszatérítést nem kapó résztvevő más pénzügyi eset, mint az időben visszalépő és teljes díjat visszakapó vevő. A részleges visszatérítést saját összegként kezeld. Egyetlen általános „lemondási arány” ezek összekeverésével pontatlan eredményt adhat.
A megtartásról szóló döntés időpontja
Még a foglalás előtt rögzítsd, melyik napig kell megszületnie a rendezvény megtartásáról szóló döntésnek. Ekkor a már visszafordíthatatlan és a még elkerülhető költségeket válaszd külön. A teljes eredményterv és a későbbi folytatási döntés emiatt eltérő számokat használhat.
A bevételicél-kalkulátorban a kívánt eredményhez is visszaszámolhatod a létszámot. A fenti adatokkal 120 000 Ft eredményhez 450 000 Ft teljes fedezet szükséges, ami 15 fizető, teljes költséget okozó résztvevő. Ez még a példabeli tizennyolc férőhelyes teremben is megvalósítható, de nem jelent biztos értékesítési előrejelzést.
Gyakori kérdések
A saját oktatói időmet is költségként kezeljem?
A gazdasági tervben igen, legalább külön kimutatva. Ettől elkülönül a ténylegesen most fizetendő készpénzkiadás. A két nézet együtt mutatja meg a likviditást és a munkád megtérülését.
Számolhatok átlagos lemondási aránnyal?
Tervezési forgatókönyvként használható, ha a saját korábbi adataidból származik. Kis létszámnál az egész emberekre kerekített eseteket is vizsgáld: két visszalépő pénzügyi hatását az átlag könnyen elrejti.
Mikor szükséges újraszámolni a nullszaldót?
Árváltozás, új fix költség, másik létszámsáv vagy módosult visszatérítési feltétel esetén. A korábban kiszámolt tizenegy fő kizárólag az itt rögzített feltételekhez tartozik.