A webshop készletmezője több különböző dolgot jelenthet: a polcon lévő darabokat, a rendelésre lefoglalt mennyiséget vagy az új vásárlóknak még felajánlható készletet. Ha ezek összekeverednek, a leltár akkor is hibásnak tűnhet, amikor az adatok saját jelentésük szerint helyesek.
Az egyeztetés első lépése ezért a készletfogalmak meghatározása. A készlettervező és a készletforgás-kalkulátor eltérő döntésekhez használ adatokat. A fizikai darabszám ellenőrzése megelőzi az értékesítési vagy pénzügyi következtetést. Az alábbi eset önálló, képzeletbeli készletnapló.
A könyv szerinti mennyiség levezetése
Az időszak elején 120 darab termék van a nyilvántartásban. Beérkezik 80 darab, 65 darabot kiszállítanak, négy darabot pedig dokumentáltan selejteznek. A várható zárókészlet:
120 + 80 − 65 − 4 = 131 darab.
A fizikai számlálás ezzel szemben 129 darabot talál. A megmagyarázandó leltárkülönbség −2 darab. Ennek lehet oka elmaradt készletmozgás, rossz cikkszámra rögzített tétel vagy valódi hiány. A számlálás önmagában nem dönti el az okot.
A selejtet csak akkor vonjuk le a fizikai nyilvántartásból, ha a választott készletfogalom szerint már kivezetett mennyiség. A raktárban elkülönített, még vizsgált termék kezelése eltérhet ettől. Ezt a különbséget külön státusz segít megőrizni.
A foglalás nem feltétlenül fizikai mozgás
A megtalált 129 darabból húszat már vevői rendelésekhez foglaltak. Ezek még a polcon vannak, tehát a fizikai számlálás részei. Hét további darab vizsgálati karanténban van, ezért egyelőre nem értékesíthető. A példa feltételezi, hogy a húsz foglalt és a hét karanténos darab két külön halmaz.
Szabadon értékesíthető készlet = 129 − 20 − 7 = 102 darab.
A 129 és a 102 tehát egyszerre lehet helyes adat. Az egyik a megtalált fizikai mennyiség, a másik a jelenleg szabad készlet. Ha a húsz foglalt darabot már a korábbi 65 kiszállított tételbe is beleszámoltad, majd még egyszer levonod, ugyanazt a fogyást kétszer szerepelteted.
Az időpontok egyeztetése
A leltárt meghatározott időpontra kell értelmezni. Ha a számlálás közben folytatódik a bevételezés és a komissiózás, a mozgásokat külön nyilvántartással kell az ellenőrzési időponthoz visszavezetni. Egy reggeli export és egy délutáni polcszámlálás közvetlen összehasonlítása ehhez kevés.
Érdemes az érintett cikkszámokra egyeztetési zárolást vagy kontrollált mozgási naplót alkalmazni. A konkrét megoldás a raktár működésétől függ, de a követelmény egyszerű: minden közben történt mozgásnak legyen időpontja, iránya, mennyisége és azonosítója.
Az eltérések keresési sorrendje
Előbb ellenőrizd a mértékegységet. Egy doboz tizenkét darab terméket is tartalmazhat, és az importban a darab és a doboz könnyen összecserélődik. Utána nézd meg a közeli cikkszámokat, a visszárut és a még fel nem dolgozott beérkezéseket.
A kétszázas rendelésazonosítóhoz tartozó két visszaérkezett darab például lehet fizikailag a raktárban, miközben még nem történt meg a visszavétel. Más helyzet, amikor két terméket átraktak egy másik telephelyre, de a központi nyilvántartás nem követte. A nettó különbség mindkettőnél két darab lehet, a javító művelet azonban eltér.
A javítás nyoma maradjon meg
A bizonyított korrekcióhoz rögzíts indokot és hivatkozást az eredeti mozgásra. Az „állítsuk át a készletet 129-re” önmagában lezárhat egy mezőt, de az ismétlődő hibát nem segít megérteni. A hibafajta külön jelölésével később láthatóvá válik, hol keletkezik rendszeresen eltérés.
A készlet pénzbeli értékelése következő lépés. Két darab fizikai hiány értéke a választott számviteli értékeléstől is függhet. A mennyiségi ellenőrzést ezért ne keverd össze a leértékelés vagy az eladási ár kérdésével.
Gyakori kérdések
A visszáru automatikusan eladható készlet?
Csak akkor, ha az ellenőrzés alapján megfelel az értékesítés feltételeinek. Addig elkülönített státuszban célszerű megőrizni, a fizikai darabszámtól külön értékesíthetőséggel.
Negatív szabad készlet mindig programhiba?
Előrendelés vagy tudatos túlfoglalás is okozhatja. A rendszernek ezt egyértelműen kell jelölnie, és el kell különítenie a ténylegesen raktáron lévő készlettől.
A foglalás és a karantén összeadható?
Csak átfedés nélkül. Ha ugyanazt a darabot mindkét státusz érinti, halmazszinten kell kizárni a kétszeres levonást. A példabeli 102 darab feltételezi a különálló mennyiségeket.